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待办的事情太多,如何有条不紊的进行工作呢?

2019-09-16  xxddhr

【子亦观点】:事情太多难以理清是很多人都遇到的问题,协调不好就会出现混乱的状态和低效的结果,更甚者会因此产生焦虑情绪。所以必须掌握科学合理的管理方法,并有效运用到工作和生活中,减轻压力和负担。

什么原因导致处理事务容易混乱?

1.总是被突发事件打断

当你坐到电脑前准备回复邮件,却接到朋友打来借钱电话;

当你参加工作会议等待发言时,却收到客户的投诉信息;

当你准备下班回家时,却被同事邀请晚上喝酒;

当你周末打算出游时,却接到领导要数据报表的电话。

我们总是在一边处理事务,一边受到新事务干扰,突发事件成影响效率的主要因素。

2.没有合理的事务安排

把孩子送到学校,才想起昨晚的手工作业没有带;

老板找你要数据时,才想起有个报表没有做;

着急忙慌把工作总结写完,才发现老板下个月才要;

收到银行还款逾期通知,才想起上个月账单忘记处理。

面对纷杂的工作和生活事务,没有合理的安排协调,全部拧巴在一起变得一团糟。

低效做事会有哪些影响?

1.对个人生活和精神状态造成影响。

工作的时候被生活的事务打扰,休息的时候又被工作事务影响,工作和生活彼此交叉,忙的不可开交,却还是看不到全部完成的希望。

长久处在这种混乱的状态,人的精神和情绪都会受到影响。常见的问题就是状态低迷,感觉做任何事情都提不起兴趣,对事物的态度比较消极。严重的会产生焦虑情绪,开始抱怨各种不公平,失去进取心。

2.工作质量和效率无法保证。

很多工作是需要持续专注才能做出高质量的结果,但受困于其他琐事,总是断断续续的来做,会丢失工作的灵感。半小时可以搞定的事情,硬是拖拉一上午,而且进度和结果还都不理想。

质量和效率的低下还会造成更多的事务出现,反过来影响原来的工作,形成一个不良循环。俗话说返工不计工,就是这个道理。

怎么提高工作和生活的效率?

1.提高专注力,一次一事,避免不合理的多任务处理

每件事情都有它的逻辑和目标, 即使是事务性的内容,也有很多细节需要去把握。

同时处理多件工作的人,一定是有很强大的归纳总结和疏理能力,否则很容易出现混乱现象。

对于没有掌握多任务处理方法的人来说,一次一事是保证工作质量的最好方式,也是最容易执行的改善方式。

2.应对突发事件,学会“两分钟原则”

突发事件的处理更多体现在它的重要性判断上,当你在处理任务过程中出现比他更重要的事情,是应当打断现有任务还是继续现有任务?这是很多人受困扰的关键。

两分钟原则提供给你一个参考的处理方式:

  • 两分钟内能完成的立即执行。

  • 预计超过两分钟,可以考虑委托他人去做。

  • 预计超过两分钟,也没有可委托人选,放到下一步行动计划中。

3.两个提高效率的方法

3-1.四象限法

史蒂芬柯维提出了四象限法则,用重要和急迫两个纬度,将事情分为四个象限,并对应去安排行动。

第一象限:紧急而重要的事情。这类事情无法回避,更不能拖延,必须优先解决。

第二象限:不紧急但重要的事情。这类事情在时间上相对较充足,可以安排合理计划去做。

第三象限:紧急但不重要的事情。这类事情往往看上去很急,但是它却会浪费很多精力做低效内容。

第四象限:不紧急也不重要的事情。这类事情尽量少做,比如玩游戏、逛街等。

四象限法最主要是可以通过分析找到工作的重点,以便给它们做合理的行动排序。这是既简单又实用的有个好方法。

3-2.GTD时间管理法

它是戴维·艾伦提出的相对更复杂的一个系统管理办法,核心原则是要清空大脑,把事务记录下来并整理成行动清单,然后按照行动清单心无旁骛地聚焦每一项任务,提升工作和生活的效率。

它是通过五个步骤来完成的:

  • 收集资料:它要求把事务从大脑中赶出去,放到“外脑”系统中。

  • 理清并清空:采用“一次一事”原则,集中精力处理最关键的事务。

  • 组织并建立清单:建立项目清单来提醒自己,不遗漏任何信息。

  • 回顾:让系统保持实时更新,与当前状态保持同步。

  • 执行:在正确的目标下,选择适合的行动。

总结:要想解决事务太多的问题,日常要保持专注,借助四象限法、GTD法等科学方法合理规划并安排行动,让事务都能做完,而且还高效。


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